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组织库冷冻样本管理流程推荐

2023年09月13日 17:37:03      来源:上海五久自动化设备有限公司 >> 进入该公司展台      阅读量:16

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组织库冷冻样本管理流程推荐
 

一. 取材和编号/标签部分

    在本环节进行组织和血液的取材,并制作条形码标签,将样本进行分装。

1. 取材单:手术医生根据临床病例情况在术前一日通知样本库次日取样本,同时在医嘱中注明需要抽取血样数量、种类。样本库根据次日样本情况预先准备样本提取单,并预先定义好流水编号。样本提取单上的信息可包含并不于以下内容中的一部分:

A. 个体流水编号

B. 个体基本信息:如住院号,病理号,手术科室,手术医生,病人姓名,性别等

C. 样本特征信息:如脏器名称,样本类型(肿瘤,癌旁,正常,淋巴结,息肉,囊壁),样本性质(原发/复发/转移)

D. 样本采集信息:如样本份量,体积,分管数,术前/术后等

E. 诊断信息:如临床诊断,病理诊断,分化程度,UICC 分期,ICD10/ICDO-3 代码等

F. 治疗信息:如放疗,,手术等

G. 生物安全信息:有/无传染性

H. 时间信息:采集时间,样本离体时间,低温时间,等

I. 工作人员信息:取材员,记录员等

J. 以及备注信息。

2. 组织样本:从手术室收集组织样本,填写取材表。在组织库冻存管理软件上登记部分栏目,如通过输入住院号码,软件从HIS 中自动调入该病例的个体信息(基本信息、临床信息等)

如果输入部分信息,由系统自动生成连续于上次的个体编号,如选择脏器名,样本类型,样本保存方式,以及分管数,软件按照规则生成样本编号,如1012345D19TF1~ 1012345D19TF4,在对应的样本信息栏中输入各分管的样本采集信息等特性,点击保存将所有信息存入数据库,同时自动在手术室的耐液氮的条形码标签上生成样本条形码信息。将离体的组织样本存入耐液氮冻存管,贴好标签后,在30 分钟内浸入液氮。当天样本采集完成后,使用小型液氮转移罐或者冰盒将样本转移到实验室。

【组织样本的编号命名1012345D19TF1,代表该1012345 号病收集的D19 脏器的癌旁样本(T

肿瘤,癌旁,正常,淋巴结,息肉,囊壁)方式(Frozen Tissues/OCT/

RNAlater/DNA/Paraffin embedding )保存的*份。】

 

3. 血液样本:各科室分别将血液样本送样本库,附血液取材表,填写取材表信息,取材表上分管数留空。按不同原发病灶脏器名称,对样本和取材单归类,每类按序排放。

a. 打印标签:通过输入住院号将个体信息导入组织库冻存管理软件,之后将取材单上的流水编号和脏器名称输入软件,同时输入不同成份对应的预设管数,按照规则自动生成样本编号,如1012345D19BP11012345D19BP5,自动在实验室的条码打印机上生成耐-80 度标签。

b. 将标签贴到EP 管上,按序在离心管架上排好。

c. 将血液样本进行离心分血处理,对每种成份按预设的分管数分装成若干份,存入预先排好的离心管,存入时核对一下编号。

【以上方法为先贴标签再分血的程序,也可以考虑先分管再贴标签,流程如下:将血样样本进行离心分血处理,按需对不同成份存入EP 管,按样本类型排序放好,在EP 管盖上手工写上取材表上的个体流水号,同时在取材单上登记不同成份样本的确切分管数。完成后,根据取材单上的信息,通过软件输入相关信息,按照规则自动生成耐-80 度的条形码标签。按顺序将整批离心管贴好标签,再送-80 度冻存。】

【血液样本的编号命名1012345D19BP1,代表该1012345 号病收集的D19 脏器癌症的血液

样本的血浆(Plasma/ Serum / White Blood Cells/ Erythrocyte/ Thrombolytic / DNA/ RNA/whole Blood/)的*份。】

注:如今后存储细胞混悬液、分泌物、排泄物等类型样本时,编号规则参考附表2

 

二. 样本入库部分

    在本环节将条码冻存管按照预先分配的位置信息存入条码冻存盒。通过对冻存管条形码的扫描,实现软件上的同步存入。

4. -80 度卧式冰箱里进行样本分类整理,按不同脏器将条码冻存管存入条码冻存盒,存入时通过对条码的扫描,确定冻存管和冻存盒之间的位置关系,实现软件上的同步信息定位。将冻存盒存入-80 度卧式冰箱的对应位置时,也通过对冻存盒条形码的扫描在软件上实现同步存入。

建议按照原发脏器名称进行样本归类存储,每个冻存盒内装同一种脏器同一种类型的样本,不同类型的样本存入不同颜色的冻存盒(如分成血清,血浆,白细胞,冷冻组织,RNALATER,细胞组学)

为更便于使用,并且减少使用时的冻融次数,建议同一脏器同一类型样本的不同份数,存入不同的冻存盒。

建议预先规划冻存盒的存放位置,在冻存盒放入卧式整理冰箱之前,已经预先贴好了标签,其中包含脏器名称,样本类型和位置编号。等冻存盒存满后,可另贴一个标签注明内部的冻存管的流水编号起止。

5. 在卧式整理冰箱里任一病种的冻存盒存满后,转移到预先规划好位置的供长期存储的立式-80度超低温冰箱(如不同层架规划给不同的脏器),将冻存盒进行转移的时候,通过对冻存盒条形码的扫描,实现软件上的同步的位置搬移。

 

三. 信息关联部分

6. 样本的个体信息关联导入:

    样本的个体信息,可以在以上第点制作标签的环节通过HIS 关联直接导入。如果无法实现HIS接口的导入,可以通过定期用EXCEL 格式转导入。

    通过住院号或者病理号,从医院信息系统(HIS)里将样本个体来源对应的信息(基本信息,病史,病程,诊断信息,病理信息,检验信息,治疗信息,电子病例信息等) .xls (EXCEL文件格式)导出,然后将相关信息导入到冻存管理软件,通过住院号将冻存管上的编号和样本个体来源的信息进行关联。

7. 将样本的后期管理信息录入系统。可通过直接登记或者接口导入的方法,在冻存管理软件上录入样本的关联信息,如治疗结果,家系资料,流行病学资料,随访资料等。

8. 组织/血液样本的匹配:在冻存管理系统中设置关联栏目,如就诊卡号,住院号等,如果某例样本既有血液又有组织,则系统自动匹配样本,建立信息关联并提示匹配样本数量。

 

四. 出库管理和日常操作部分

9. 样本的使用和管理中的几个细节

1) 通过冻存管理软件,进行各种预定条件的查询,统计,分析和出入库管理。

2) 在冰箱中的样本盒内空位较多时,计算机主界面上用不同颜色显示对应冻存盒的存储空置情况,可对对应冻存盒进行并位管理,整理出空的位置可供新的样本存入。

3) 出库时,通过条形码扫描实现快速信息处理。

4) 设立账号层级权限,对样本设置重要性权限级别,对样本的某些信息字段也设置权限级别。权限除了操作功能限定,还和样本重要性级别挂钩。例如:现场取材账户只能制作标签和录入取材基本信息;样本管理人员可以查询样本的信息并进行入库操作,也可执行出库,;样本库主管账号可统计分析样本库信息,并审批出库;的访问账号可以查询得知库内现有的符合某些对应基本信息的样本数量,或者看到样本基本信息,却无法看到姓名等隐私字段。

10. 样本库标识建议

在冰箱外门上贴上磁性冻存架模拟标识,并在对应的空格位置上填写冻存盒的信息。例如冻存盒内样本名称,冻存盒编号,冻存盒内样本编号起止等。

这样,在打开冰箱门之前,对内部的样本基本情况也能一目了然。

注:【根据某些样本zui终的实验要求,可能需要设计不同的存储流程,比如有些需要做蛋白实验的样

本,直接存入液氮罐或者-150 度冰箱保存,不经过整理冰箱这个环节;又比如对需要做细胞和组织培养的样本,为保证样本的质量,需要先存入-40 度冰箱后再转入-80 再存入-150 度超低温冰箱,或者采用程序冷冻仪进行冷冻】

五. 样本保存图示说明

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