（一）一般规定
1、施工安装的全过程、竣工设施的详细情况、所有操作和维护程序，都应采用文件形式确认。
2、应使文件管理系统成为质量保证体系的重要组成部份，为施工安装的运作提供文字依据，为责任和奖惩提供明确依据，为质量改进提供原始依据。
（二）文件类型
1、施工安装文件分为制度、标准和记录三大类。
2、制度文件包括企业管理、施工管理、质量管理及施工辅助材料验收、发放管理制度、质量检验制度、安全卫生管理制度、人员培训制度等。
3、标准文件包括技术标准和工作标准。技术标准如施工质量标准、施工工艺规程等，工作标准如各种岗位、工种操作法或各种标准操作规程等。
4、记录文件包括各种记录、凭证和各种报告等。
（三）开、竣工文件
1、工程施工应有开工报告、中间验收单、竣工验收检测调整记录和竣工验收单、竣工报告。
2、施工安装工程中应有设备开箱检查记录、土建隐蔽工程记录、管线隐蔽工程系统封闭记录、管道压力试验记录、管道系统清洗（脱脂）记录、风道清洗记录、风道漏风检查记录、设备单机试运转记录、系统联合试运转记录等。
（四）技术说明书
1、工程竣工后，施工方应提供关于工程详细情况的工程施工说明书，包括：工程及其功能作用，性能，后验收的竣工图，和设备清单及库存备件。
2、各类设施或系统应配存一套明确的使用说明书，包括：设施启动前应完成的检查和检验计划，设施在正常和故障方式下启动和停运程序，报警时应采用的程序。
3、各类设施或系统应有性能监测说明书，包括：测试频率、测试方法、测试结果不符合要求时的措施等。
4、各类设施或系统应有维护说明书，包括：进行维护或修理之前的安全程序的确定，在性能参数超过范围时应采取的维护行动的技术要求，对控制安全和监测装置进行检查和校验的时候，检查和更换各种易损件的要求，维护工作中实施人员进行清洁的技术要求。
（五）制订文件的要求
1、文件的标识应能清楚证明文件的性质。
2、各类文件应有便于说明其文本、图册的系统编码和类别。
3、文件数据的填写应真实、清晰、不得任意涂改。若需修改，需在核改处签名，并应使原数据仍可辨认。
4、不得使用铅笔填写文件，文件表格内容应填全，不得留有空格，若无内容，填写时要用“－”表示，相同内容应重复填写。
5、文件应有相关责任人签名。
（六）文件的保管
1、各类记录应保管至工程竣工后三年，不得提前销毁。
2、文件复印副本应与正本*一致。
3、所有文件的页码必须正确、连贯、不得任意撕毁。
4、文件的保管与归档应符合国家、地方、行业的有关规定。