一、优化存储环境，降低环境侵蚀

1.温湿度控制

档案室温度建议控制在 14℃-24℃，相对湿度 45%-60%（GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》**）。

潮湿环境中，档案密集柜可配置除湿机或在柜内放置干燥剂，并定期更换；干燥季节可使用加湿器，防止板材开裂或金属部件锈蚀。

2.防尘与防虫处理

档案密集柜底部与地面保持一定距离（建议≥10cm），可加装防尘板或密封条，减少灰尘进入。

定期检查档案是否有虫蛀迹象，柜内可放置防虫药剂，避免药剂直接接触档案；发现虫害时，需及时对档案密集柜和档案进行消杀。

3.避光与防火管理

避免密集柜长时间暴露在强光下，窗户可安装遮光窗帘，防止板材褪色或金属氧化。

档案室严禁明火，密集柜周围不得堆放易燃物品，并配备灭火器等消防设施，防止火灾对柜体造成不可逆损伤。

二、及时处理故障，避免小问题扩大化

1.常见故障自查与解决

架体移动困难

可能原因：轨道积尘、链条松弛

解决方法：清洁轨道，调整链条张紧度

传动时有异响

可能原因齿轮磨损、轴承缺油

解决方法：润滑齿轮和轴承，更换磨损部件

隔板下垂

可能原因超载或隔板支撑件松动

解决方法：减少载重，加固支撑件或更换隔板

锁具失灵

可能原因锁芯生锈、钥匙磨损

解决方法：涂抹润滑剂，更换锁芯或钥匙

2.专 业维修介入

若遇到复杂故障（如架体严重倾斜、传动系统瘫痪），或缺乏维护经验，需及时联系生产厂家或专 业维修团队处理，避免自行拆解导致部件损坏加剧。

三、周期性升级改造，延长使用周期

1.部件升级

对使用年限较长的密集柜，可逐步更换易损件（如滑轮、链条、把手），升级为耐磨材质部件（如不锈钢滑轮替代塑料滑轮）。

手动密集柜可加装简易智能模块（如电子标签、扫码检索装置），提升管理效率的同时，避免因功能落后被淘汰。

2.结构优化

若档案室空间布局调整，可请厂家重新规划密集柜列数与通道宽度，避免因布局不合理导致局部架体过度使用。

对于多层档案室，可在底层密集柜底部加装防震垫，减少上层柜体对下层的压力传导。

四、建立维护档案，落实责任制度

记录维护台账：详细记录每次维护的时间、内容（如润滑部位、更换部件）、故障处理情况等，便于追溯问题和制定周期性维护计划。

责任到人：指 定专人负责档案密集柜的日常管理与维护，避免因无人监管导致维护缺失。

通过以上措施，可显著延长手动密集柜的使用寿命（通常可从标 准设计寿命 10-15 年延长到20 年以上），同时提升档案管理的安全性和效率。关键在于预防为主、定期维护、规范使用，将损耗控制在萌芽状态。